Bedrijfsvoering is de wijze waarop het primaire proces van je onderwijs of zorginstelling wordt bestuurd en beheerst, zodat de beleidsdoelstellingen van je organisatie worden bereikt. Onder bedrijfsvoering valt alles wat jouw zorg of onderwijsinstelling inzet om je cliënten of leerlingen tevreden te houden. Hoe voorkom je nu 7 belangrijke valkuilen op het terrein van de bedrijfsvoering?
- Personeel => een bekende valkuil binnen een zorg of onderwijsinstelling is het zogenaamde fenomeen ja zeggen en nee doen. Ken je dat, die collega die in een vergadering het helemaal eens is met de gekozen lijn van het management en zodra hij of zij op de werkvloer is dan is er veel commentaar op de richting die in de vergadering is gekozen. Hoe krijg je meer commitment van je personeel? Laat het personeel zelf meer inbreng leveren in de te kiezen lijn voor de organisatie. Door minder voorschrijven te zijn ten opzichte van je onderwijs of zorgprofessionals gaan ze meer eigen verantwoordelijkheid nemen en komen ze in gezamenlijkheid tot een goede richting voor de organisatie. Het beschreven gedrag zal dan ook aanzienlijk verminderen omdat ze zelf invloed hebben op het beleid van de organisatie.
- Informatievoorziening => een bekende valkuil binnen een zorg of onderwijsinstelling is een gebrek aan informatievoorziening. Management informatie ligt vast in spreadsheets die door een leek niet zijn te ontcijferen. Er is geen sprake van stuur- en beheersinformatie, maar van gegevens. Hoe krijg je betere informatievoorziening? Laat het management een toelichting opstellen op de spreadsheets en laat hen een verklaring opstellen wat er het afgelopen kwartaal is gebeurd. Dat geeft de basis voor een goed gesprek en de informatie uit de spreadsheet en de daarbij opgestelde toelichting kan als agenda voor het gesprek tussen bestuur en management dienen. Zo voorkom je dat beslissingen worden genomen op basis van gegevens die verder geen duiding hebben.
- Organisatie => een bekende valkuil binnen een zorg of onderwijsinstelling is de invoering van zelfsturing zonder goede borging in de organisatie. Het personeel in een onderwijs of zorginstelling wordt zelf verantwoordelijk gemaakt voor de sturing en beheersing van de organisatie, maar krijgt hierbij onvoldoende ondersteuning. Het voormalige management is ingezet als coach, maar zodra het ingewikkeld wordt voor de professionals om beslissingen te nemen, neemt het management het weer over. Hoe voorkom je dat dergelijke organisatorische veranderingen mislukken? Organisatorische verandering is een proces van lange adem. Probeer niet een hele organisatie ineens te veranderen en te onderwerpen aan zelfsturing, maar doe dit in enkele veilige pilots waarin fouten maken is toegestaan. Evalueer regelmatig de gestelde doelen van deze pilots en stel het beleid en de richting van de organisatieverandering bij als er onvoldoende toegevoegde waarde voor cliënten of kinderen ontstaat als gevolg van de zelfsturing.
- Financiën => een bekende valkuil bij zorg en onderwijsorganisaties is een onverwachte overschrijding van de begroting gedurende het lopende jaar. Plots blijkt dat de kosten het beschikbare budget in ruime mate overstijgen of de opbrengsten onverwacht teruglopen. Hoe voorkom je verrassingen op dit vlak? Zorg voor een goede maandelijkse rapportage waarin de opbrengsten en kosten in relatie tot het beschikbare budget goed in beeld zijn gebracht met een goede toelichting van de concerncontroller hierop. Dit voorkomt verrassingen en bij afwijkingen kan tijdig worden bijgestuurd door bestuur en management.
- Automatisering => een bekende valkuil bij zorg en onderwijsorganisaties is een automatiseringstraject dat veel meer tijd en geld in beslag neemt dan vooraf gepland. Zo’n 60 tot 90% van de projecten in zorg en onderwijsorganisaties mislukt. Hoe komt dat en hoe kun je dat voorkomen? De echte grove en ook meest voorkomende fouten zijn vaak te wijten aan slechte planning van het project. Veel zorg en onderwijsorganisaties maken geen gebruik van standaard projectmanagementprocessen, noch over de juiste medewerkers om projectmatig te werken. Om niet in deze valkuil te stappen is het dus essentieel om projectmanagement tools in te zetten en de juiste mensen te betrekken bij het project. Een combinatie van externe deskundigen en interne programmamanagers kan dan een oplossing zijn.
- Communicatie => eigenlijk staat en valt alles bij verandering met goede communicatie. Slechte communicatie is de hoofdoorzaak van het falen van veranderingen in zorg en onderwijsorganisaties in de breedste zin van het woord. Vaak wordt gesproken van een daalpercentage van 70 tot 80% van alle trajecten als gevolg van gebrekkige communicatie. Hoe kun je voorkomen dat er miscommunicatie ontstaat op de werkvloer? Stem de communicatie specifiek af op de verschillende doelgroepen waarvoor communicatie is bedoeld. Heb dus niet de illusie dat er met algemene communicatie voor de hele organisatie verandering tot een succes gaat leiden. Het is belangrijk om contact te maken met de verschillende doelgroepen met op maat communicatie voor deze doelgroep om miscommunicatie te voorkomen.
- Huisvesting => last but not least de huisvesting van uw zorgcliënten of leerlingen. Huisvesting is vaak een kwetsbaar onderwerp. Denk aan Stichting BOOR, Amarantis of ROC Leiden waar de huisvesting in alle gevallen tot een groot schandaal leidde. Dit heeft in het geval van ROC Leiden zelfs geleid tot een commissie van de Tweede Kamer die onderzoek heeft gedaan naar de situatie van nieuwbouw en de lessen die daaruit te trekken waren. Belangrijkste valkuil in de onderwijs en borghuisvesting is een gebrek aan professionaliteit, waardoor het realiteitsgehalte van huisvestingprojecten niet wordt overwogen. Hoe kun je voorkomen dat er zo’n gebrek aan professionaliteit op het vlak van huisvesting in je organisatie ontstaat? In de basis gaat het natuurlijk om een goed tegenspel tussen bestuur en toezicht en voldoende deskundigheid en expertise. Het is belangrijk om met een combinatie van externe huisvestingsdeskundigen en programmamanagers huisvesting deze valkuil te ondervangen om te voorkomen dat de casus Amarantis of ROC Leiden op jouw instelling van toepassing wordt.
Ik ben erg benieuwd of de bovenstaande 7 bedrijfsvoeringsvalkuilen herkend worden door jou als bestuurder of toezichthouder van een onderwijs of zorginstelling? Loop je vast in één van deze bedrijfsvoeringsvalkuilen? Heb je bedrijfsvoeringsuitdagingen waar je enorm tegenop kijkt?
Dan heb ik voor jou het beste cadeau dat ik je kan geven. Ik ontzorg bestuurders en toezichthouders in de zorg en onderwijssector met vraagstukken op het vlak van de bedrijfsvoering. En je krijgt van mij het eerste advies op het terrein van bedrijfsvoering als dank voor je reactie op dit artikel.
Om jouw advies te ontvangen hoef je nog maar één ding te doen…beantwoord de volgende vraag in het commentaarveld onderaan deze pagina:
Wat is jouw grootste bedrijfsvoeringsuitdaging op dit moment?
Ik ben erg benieuwd naar je antwoord en zodra je reactie op de bovenstaande vraag is geplaatst beloon ik je met een adviesgesprek van één uur op een vraag of uitdaging die jij hebt en waar je graag met mij over zou willen sparren.
Vergeet niet je naam en e-mailadres te vermelden bij je commentaar anders kan ik dit niet goedkeuren. Ik kijk uit naar je reactie op de bovenstaande vraag.
Een fijne zondag toegewenst,
Didier Dohmen
PS. DEEL dit artikel alsjeblieft met jouw netwerk door op de WordPress, Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+ of Pinterest knoppen te klikken zodat ook de mensen in jouw netwerk hiervan kunnen profiteren. Alvast hartelijk dank voor de moeite.
InControl Management Services 